Presupuestos de empresas: estrategias de implementación
Los presupuestos de empresas son parte esencial en el desarrollo de sus actividades y el éxito en general de las mismas. La planificación en relación con el control de ingresos y egresos es necesaria para dirigir cualquier
organización hacia la rentabilidad. Por este motivo, en Know te damos una introducción sobre el presupuesto de los negocios, su importancia y las etapas de planeación y ejecución del mismo.
"Quien compra lo superfluo no tardará en verse obligado a vender lo necesario". Benjamin Franklin
Presupuestos de empresas: ¿qué son?
Los presupuestos de empresas son el cálculo anticipado de ingresos y egresos basado en una actividad económica o un proyecto para un periodo de tiempo determinado. Además, esta herramienta permite a las organizaciones medir su productividad y aumentar sus ganancias de manera estratégica.
El presupuesto es una herramienta que nos permite proyectarnos; es un plan de acción dirigido a cumplir un objetivo previsto. Por lo que estamos llamados a desarrollarlo e implementarlo de acuerdo con la estrategia empresarial. Cuando las compañías son grandes, los presupuestos se diseñan por departamentos. De esta manera, los números se manejan de acuerdo a cada área especializada, y con ello se permite una proyección ajustada a las necesidades de cada una de ellas.
Esto no quiere decir que no se maneje un presupuesto global. La verdad es que manejar cada área de forma independiente nos permite revisar la productividad de cada una, y comparar si los procesos se mantienen dentro del estándar permitido o hay que revisarlos y encaminarlos nuevamente.
Asimismo, al estar directamente relacionado con el flujo de efectivo, se vuelve una herramienta muy importante debido a que los administradores no preparados no suelen planificar qué hacer. Es así que, cuando existe un flujo alto de efectivo, se presentan derroches de dinero.
También sucede lo mismo en la situación contraria. Es decir, si no hay el efectivo suficiente para cubrir los egresos, tampoco saben de dónde obtener los fondos necesarios para cumplir con las actividades planteadas.
¿Por qué son importantes los presupuestos de empresas?
De lo que hemos podido observar a lo largo como experiencia trabajando con emprendedores y Pymes, la mayoría de negocios que fracasan no tienen presupuestos de empresas o a su vez, si los tienen, no los llevan a cabo. Esto generalmente sucede porque no se ha adquirido la habilidad para potenciar tanto la inteligencia emocional como la financiera.
Asimismo, al estar directamente relacionado con el flujo de efectivo, se vuelve una herramienta muy relevante debido a que los administradores no preparados no suelen planificar qué hacer. Es así que, cuando existe un flujo alto de efectivo, se presentan derroches de dinero.
También sucede lo mismo en la situación contraria. Es decir, si no hay el efectivo suficiente para cubrir los egresos, tampoco saben de dónde obtener los fondos necesarios para cumplir con las actividades planteadas.
Ventajas de usar presupuestos de empresas
Ya hemos hablado sobre a definición e importancia de elaborar presupuestos para empresas. Sin dudas se puede concluir que esta herramienta de planificación es necesaria para organizar los movimientos de dinero. Ahora veamos brevemente otros beneficios principales:
- Ayudan a proyectar el camino a seguir.
- Facilitan la medición de riesgos.
- Permiten plantear alternativas para mitigar los riesgos.
- Mejoran la implementación de políticas y estrategias empresariales, de tal modo que se puedan hacer ajustes e incluso nuevas estrategias.
Etapas del presupuesto de una empresa
Para garantizar la efectividad de la planificación empresarial, se sugiere que los presupuestos pasen por 4 etapas: elaboración, aprobación, ejecución y control. Veamos cada una de forma detallada a continuación:
1. Elaboración del presupuesto
Para la elaboración de los presupuestos de empresas, es importante considerar inicialmente los ingresos que tienes y los que quieres alcanzar. Estos ingresos varían según el historial de ventas de la empresa o las metas planteadas.
Cuando no conoces los ingresos con exactitud, que sucede sobre todo cuando empiezas una actividad comercial, debes proyectar primero los egresos para tener una idea clara de la cantidad que debes generar para cubrirlos. Es decir, en primera instancia debes tener muy claro cuál es tu punto de equilibrio.
Ahora bien, otro factor a tomar en cuenta, y que es sumamente importante, es que los egresos personales no deben mezclarse con el negocio o la empresa. Es muy común manejar un solo bolsillo cuando emprendemos; sin embargo, se deben realizar presupuestos por separado. Esto permitirá tener mayor control y medir mejor los resultados.
2. Aprobación del presupuesto
Luego de que el departamento o la persona encargada emite los presupuestos de empresas adecuados según las estrategias a implementar, existe un nuevo departamento o una nueva persona con la habilidad para poder analizar lo estructurado, emitir comentarios al respecto, solicitar correcciones si es necesario y finalmente si no hay nada que corregir, aprobarlo.
Algo similar sucede con los gobiernos donde se elaboran presupuestos del Estado, también llamados presupuestos gubernamentales, los cuales son aprobados por el congreso o parlamento de un país, según sea el caso bajo la ley de presupuestos.
En el caso de la empresa privada, la aprobación depende de las políticas que mantenga la compañía para este tema, que estarán determinadas tanto por el tamaño como por la cantidad de responsabilidad existente, tanto es así que esta decisión puede estar remitida a una persona como un grupo de personas.
3. Ejecución del presupuesto
En la ejecución, que es la tercera etapa, se lleva a cabo lo planificado en los presupuestos de empresas. Puede darse el caso de que haya rubros planificados que no lleguen a concretarse, y eso cambiaría tu flujo de efectivo. Estos cambios se reflejan al final y son revisados por la persona encargada de la cuarta etapa que es el control.
Cabe mencionar que un presupuesto es una guía y que en la mayoría de los casos no se cumple a cabalidad. Por lo que las empresas deben contemplar un margen que es un porcentaje de tolerancia de no cumplimiento, ya que existen factores externos que pueden afectar el cumplimiento o no, incluso sobrepasar el presupuesto aprobado inicialmente.
Casos como una promoción de algún proveedor o una nueva ley estatal están fuera del alcance de la proyección que puede hacer una empresa porque no depende de ella. Sin embargo, sí puede dejar un margen como prevención de imprevistos.
4. Control del presupuesto
Esta última etapa es donde se audita lo ejecutado y se toman medidas correctivas, en el caso de ser necesario. Utilizamos el término “auditor externo” para referirnos a quien revisa la información o las actividades que se llevan a cabo.
Esta persona o equipo de personas emite un criterio respecto a los procesos llevados a cabo desde la elaboración y en esta etapa realiza los ajustes necesarios para ejecutar lo planificado y así lograr los objetivos planteados.
Concluyendo, los presupuestos para empresas son una herramienta muy importante tanto para la vida laboral como para la vida personal. Mientras mejor manejes tu presupuesto, mejores resultados tendrás y verás mayor crecimiento en tu empresa.
Es necesario aclarar que el contenido explicado forma parte de uno de los programas insignias de Know en la categoría de finanzas y economía que se titula: Gestión y Análisis Financieros el cual está disponible. Te invitamos a ampliar esta información y prepararte para el mundo de los negocios rentables.
MIchelle Delgado
Autora
Magister en finanzas empresariales. Ingeniera en administración de empresas. Master coach. Mentor coach y speaker para el crecimiento personal y el emprendimiento. Consultora y asesora administrativa financiera independiente.
Roraima Álvarez
Editora
“Amo escribir y crear contenido único para transmitir ideas que emocionen, informen y sean útiles para los lectores. Estoy apasionada por el proyecto Know to Learn y su increíble visión.”
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